Porady dla skutecznej obsługi informatycznej firm

Outsourcing jest doskonałym rozwiązaniem dla firm wykonujących różne zadania związane z IT, które wymagają specjalnych umiejętności i siły roboczej. Wiele firm uważa, że bardziej przystępne jest zlecanie tych usług na zewnątrz niż zatrudnianie dodatkowych pracowników. Istnieje jednak kilka czynników, o których firmy powinny pamiętać przed zleceniem tych usług na zewnątrz. Oprócz kosztów, które mogą być związane z zatrudnieniem dodatkowego personelu, outsourcing może zaoszczędzić firmie pieniędzy na wynagrodzeniach.

Znaczenie bezpośredniego nadzoru

Podczas gdy większość firm kładzie duży nacisk na wykonanie, głównym celem nadzoru jest zgodność z przepisami i ograniczenie ryzyka. Firmy zazwyczaj delegują funkcję nadzoru na zespoły projektowe. Proaktywne podejście pomogłoby zwiększyć zaufanie i efektywność współpracy. Jednak wielu sponsorów zgłasza ograniczone zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla w funkcję nadzoru. Może to przyczynić się do mniej strategicznego podejścia do nadzoru i zróżnicowanego zadowolenia z jego skuteczności.

Bezpośredni nadzór nad outsourcingiem IT wymaga struktury kontraktu opartej na współpracy oraz dedykowanego zespołu monitorującego kluczowe wskaźniki wydajności. Powinien on również pozwalać dostawcy na samodzielne podejmowanie niektórych decyzji przy jednoczesnej koordynacji z firmą jako partnerem. Firmy powinny również zapewnić, że działania zlecane na zewnątrz są prowadzone w bezpiecznym środowisku.

Firmy świadczące usługi finansowe od lat zlecają na zewnątrz obsługę informatyczną przedsiębiorstw. Chociaż istnieją już konkretne działania nadzorcze dotyczące outsourcingu IT w bankach, prawdopodobnie będą one musiały być elastyczne i ewoluować w czasie, w miarę jak będą zmieniać się ustalenia dotyczące outsourcingu. Wspólne Forum ds. Nadzoru Bankowego wydało kilka publikacji dla bankowców i egzaminatorów, które mają pomóc im w ocenie ryzyka związanego z outsourcingiem.

Chociaż wszystkie ryzyka związane z outsourcingiem są różne, to zazwyczaj dzielą się na trzy ogólne kategorie. Według Banku Rezerwy Federalnej w Nowym Jorku, ryzyko operacyjne jest spowodowane nieodpowiednimi procesami wewnętrznymi, niesprawnymi ludźmi lub systemami, albo zdarzeniami zewnętrznymi. Trzecia kategoria odnosi się do ryzyka reputacyjnego i prawnego.

Obsługa informatyczna firm ma wiele zalet dla przedsiębiorstwa. Outsourcing może poprawić wyniki firmy, stworzyć efektywność operacyjną i uwolnić kapitał na inwestycje. Może również pomóc firmie w rozwijaniu nowych usług dla klientów. Ponadto może zapewnić dostęp do światowej klasy możliwości i poprawić jej konkurencyjność.

Korzyści

Outsourcing przynosi wiele korzyści firmom, zwłaszcza tym, które chcą ograniczyć koszty. Firmy, które decydują się na outsourcing, mogą obniżyć koszty związane z wynagrodzeniami i świadczeniami pracowniczymi, a jednocześnie skupić swoje zasoby na podstawowych kompetencjach. Outsourcing IT może również pomóc firmom zwiększyć morale pracowników i utrzymać ich w firmie. Outsourcing pozwala również firmom zmaksymalizować wkład swoich obecnych pracowników, którzy już znają kulturę firmy i jej cele biznesowe.

Firmy informatyczne korzystające z outsourcingu są w stanie zapewnić lepszy poziom usług niż pracownicy wewnętrzni. Firmy te często inwestują w szkolenia swoich pracowników i są na bieżąco z pojawiającymi się technologiami. Dzięki temu klienci mogą korzystać z porad ekspertów i najnowszych trendów w branży IT. Outsourcing pozwala firmom być bardziej elastycznym z ich budżetem i śledzić swoje koszty.

Outsourcing obsługi informatycznej firm to coraz częstszy trend dla przedsiębiorstw. Może on pomóc im poradzić sobie z nowymi wyzwaniami i zrealizować znaczące korzyści biznesowe. Oto siedem największych korzyści dla firm, które myślą o outsourcingu swoich funkcji IT. Outsourcing jest tańszy niż zatrudnianie wewnętrznych pracowników IT, a firmy mogą ustalić stałą opłatę miesięczną.

Outsourcing pozwala firmom uzyskać wysokiej jakości obsługę informatyczną firm i wsparcie bez kosztów ogólnych i wymagań przestrzennych wewnętrznych działów IT. Ponadto firmy mogą skupić swoją uwagę na podstawowych funkcjach biznesowych, takich jak strategia i innowacje. Outsourcing zapewnia również dostęp do wysoko wykwalifikowanego wsparcia IT, które może zaspokoić najbardziej pilne potrzeby pracowników. Ponadto może pomóc w zapewnieniu niezawodności i dostępności systemów przez całą dobę.

Outsourcing IT to także skuteczny sposób na zarządzanie szczytami obciążenia pracą, bez konieczności zatrudniania i zwalniania pracowników wewnętrznych. Zewnętrzny zespół IT zapewni całą wiedzę, której potrzebuje firma. Co więcej, będzie kosztować mniej niż zatrudnienie wewnętrznego zespołu i może rozwijać się wraz z firmą.

Wyzwania

Outsourcing przynosi wiele korzyści, ale niesie też pewne wyzwania. Oprócz kwestii technicznych, istnieją również różnice kulturowe i językowe, które mogą wpływać na współpracę i komunikację w zespole. Może to prowadzić do konfliktów i nieporozumień. Aby pokonać te przeszkody, firmy powinny opracować program szkoleniowy dla swoich zespołów korzystających z outsourcingu.

Kolejnym wyzwaniem jest brak przejrzystości. W przypadku outsourcingu firmy często mają obawy dotyczące bezpieczeństwa danych i informacji osobowych. Może to prowadzić do naruszenia zaufania. Nawet po zbudowaniu zaufania mogą pojawić się pewne problemy, w tym brakujące funkcje, dodatkowe opłaty za drobne usterki i wyciek prywatnych danych.

Komunikacja ma zasadnicze znaczenie przy przejściu z zespołów wewnętrznych na zespoły zlecone na zewnątrz. Klienci i dostawcy usług muszą współpracować, aby zapewnić udane zarządzanie zmianą. Oznacza to zaprojektowanie planu komunikacji, który odpowiada na pytanie „co ze mną?” i jest dostosowany do różnych poziomów pracowników. Musi on być również ciągły i spójny. Zainteresowane strony chcą informacji i chcą być wysłuchane.

Kolejnym wyzwaniem jest przekazanie wizji firmy nowemu dostawcy. Przekazanie jasnego obrazu misji organizacji nieznanemu dostawcy może być trudne, zwłaszcza jeśli firma nie ma dużego doświadczenia z outsourcingiem. Doświadczony sprzedawca może pomóc złagodzić te problemy i zapewnić bezproblemowe przejście.

Outsourcing IT może pomóc firmom w obniżeniu kosztów i skoncentrowaniu się na ich podstawowych kompetencjach. Przy odpowiednim podejściu może również poprawić produktywność. Dzięki odpowiedniemu dostawcy usług zarządzanych firmy mogą mieć pewność, że ich relacja z outsourcingiem IT będzie korzystna. Proces może być skomplikowany, ale z odpowiednim dostawcą ryzyko i korzyści są warte wysiłku.

Outsourcing wymaga od klientów wdrożenia dostosowanego projektu organizacyjnego dla całej zatrzymanej organizacji. To pomaga im włączyć usługi i ludzi do uzasadnienia biznesowego. Muszą również opracować politykę utrzymania. Polityka ta może dotyczyć wszystkiego, od komunikacji do premii i praw do decyzji. Kluczowe jest stworzenie tych zasad na wczesnym etapie procesu outsourcingu.

Okres przejściowy

Udane przejście na outsourcing IT wymaga dokładnego odwzorowania infrastruktury pomocniczej i zarządzania poziomami usług. Dobrze zdefiniowany plan przejścia zapewni, że personel pozostanie skupiony i zmotywowany. Powinna mu towarzyszyć jasna komunikacja. Istotne jest również, aby personel dostawcy przeszedł odpowiednie szkolenie i reorientację.

Najlepiej, jeśli okres przejściowy będzie rozłożony w czasie, tak aby różne zespoły przechodziły w różnym czasie. Pozwala to na maksymalną ilość szkoleń i przejść. Sprzedawca powinien w pierwszej kolejności zatrudnić zespoły zajmujące się krytycznymi procesami biznesowymi, a także zaplanować szkolenia zgodnie z czasem potrzebnym na przeszkolenie każdego zespołu. Jeśli okres przejściowy obejmuje więcej niż dwa tygodnie, konieczne jest uwzględnienie równoległego wsparcia na koniec każdego kwartału dla zespołów z procesami na koniec kwartału. Ponadto należy wprowadzić obiektywne mierniki i punkty kontrolne, aby zapewnić transfer wiedzy.

Często firmy dokonują outsourcingu po raz pierwszy, co wymaga intensywnego planowania i nadzoru. Jednak nawet odnowienie umowy z dotychczasowymi dostawcami usług może stanowić wyzwanie. Zapotrzebowanie klientów może wymagać zmian w zakresie cen, poziomów usług i warunków umowy. Dotychczasowy dostawca musi również dostosować swoje rozwiązanie do wymagań klienta, co może wymagać wprowadzenia istotnych zmian w sposobie komunikacji z klientem.

W procesie outsourcingu, nowy dostawca usług i organizacje klienta muszą współpracować w celu wdrożenia zmian. Jeśli okres przejściowy nie jest udany, relacja outsourcingowa może napotkać problemy lub niedopasowanie. Obie strony powinny pracować nad stworzeniem silnych ram zarządzania, aby zmniejszyć ryzyko. Solidne ramy zarządzania zapewnią, że obie strony zidentyfikują wyzwania i wspólnie je rozwiążą.

Jak w przypadku każdego projektu outsourcingowego, okres przejściowy niesie ze sobą część nieoczekiwanych kosztów. Często nie są one związane z umową i są raczej kosztami alternatywnymi. W tym okresie należy wziąć pod uwagę koszty związane z przesunięciem istniejącego personelu. Mogą one obejmować odprawy lub ugody w Sądzie Pracy.

W tym okresie kluczowi interesariusze powinni być na bieżąco informowani o wszelkich zmianach. Proces musi być jak najbardziej przejrzysty. Pomoże to uniknąć problemów i sprzeciwu ze strony pracowników. Dobrze opracowany plan komunikacji powinien być realizowany z pełną przejrzystością.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]